Інвентаризація

1 Загальна інформація

Сторінка Інвентаризація у розділі Документи призначена для звірки реальних залишків товарів на складі із залишками в програмі Skarb Pro.

Основні сценарії:

• Інвентаризація із зупинкою продажів;
• Інвентаризація без зупинки продажів.

порада

Виконання основних операцій див. у Базі знань → Інвентаризація.

2 Як швидко провести інвентаризацію

2.1 Передумови

№	Умова	Як перевірити / налаштувати
1	Користувач увійшов у Skarb Pro	Вхід у систему
2	Немає пасивних видаткових документів	Перевірка пасивних документів
3	Обрано сценарій із зупинкою або без зупинки продажів	§6 / §7
4	Після завершення — потрібна активація акта пересортиці	Зробити документ активним

2.2 Кроки в системі (коротко)

1. Перевірте відсутність пасивних документів (перевірка).
2. Створіть документ інвентаризації (створити).
3. Створіть документ(и) переобліку (переоблік).
4. Внесіть фактичні кількості в переоблік (редагувати переоблік).
5. Завантажте дані переобліків у інвентаризацію (завантаження).
6. За сценарієм без зупинки продажів виконайте Перерахувати продажі.
7. Створіть і активуйте акт пересортиці (акт пересортиці).
8. Перевірка: акт пересортиці активний; залишки скориговано; документ інвентаризації в статусі Закрито.

Окремі сценарії

• Архівні акти — Стара інвентаризація.
• Робота з актом пересортиці — Акти пересортиці.

Пояснення термінів — у Глосарії Skarb Pro.

3 Перехід у розділ

Щоб відкрити розділ Інвентаризація:

1. У головному меню виберіть Документи → Інвентаризація.

Результат: відкриється вікно Фільтр [Інвентаризація].

4 Відфільтрувати документи

Щоб відібрати документи інвентаризації:

1. У вікні Фільтр [Інвентаризація] поставте позначку Період з… і виберіть дату в календарі.
2. Натисніть Сформувати.

Результат: відкриється список документів інвентаризації та переобліку за обраний період.

Див. також Фільтр.

5 Огляд списку

Після застосування фільтра відкриється головна сторінка Інвентаризація:

У списку відображаються документи інвентаризації та переобліку за обраний період.

6 Інвентаризація із зупинкою продажів

Алгоритм дій:

1. Перед початком зупиніть продаж товарів за всіма касами.
2. Перевірте наявність пасивних документів.

інформація

Пасивні документи мають бути відсутні.

3. Створіть документ інвентаризації.
4. Створіть документ переобліку.
5. Звірте правильність заповнення залишками.
6. Відкрийте документ переобліку.
7. Внесіть фактичну кількість.
8. За потреби додайте товар, якого немає на залишку.
9. Завантажте дані в документ інвентаризації.
10. Зробіть остаточну перевірку даних у документі інвентаризації; за потреби скоригуйте дані.
11. Створіть акт пересортиці.
12. Зробіть акт пересортиці активним.

7 Інвентаризація без зупинки продажів

Проводиться аналогічно інвентаризації із зупинкою продажів.

Зупинити продажі потрібно:

• на час створення документа інвентаризації;
• при завантаженні даних з документів переобліку;
• при використанні функції Перерахувати продажі;
• під час остаточної перевірки документа інвентаризації.

Алгоритм дій:

1. Перевірте наявність пасивних документів.

інформація

Пасивні документи мають бути відсутні.

2. Зупиніть продажі за всіма касами.
3. Створіть документ інвентаризації.
4. Відновіть продажі.
5. Створіть документ переобліку.
6. Відкрийте документ переобліку.
7. Внесіть фактичну кількість.

інформація

Потрібно одразу ввести правильну кількість товару за кожним приходом (у кожен рядок).

Повторне редагування кількості заборонене — воно призведе до некоректних даних після перерахунку продажів. Якщо правки все ж були, після завантаження переобліків і Перерахувати продажі обов’язково перевірте рядки в інвентаризації ще раз.

8. За потреби додайте товар, якого немає на залишку.
9. Зупиніть продажі за всіма касами.
10. Завантажте дані в документ інвентаризації.
11. Виконайте корекцію продажів: на сторінці Сумарні дані інвентаризації відкрийте контекстне меню → Сервіс → Перерахувати продажі.
12. Зробіть остаточну перевірку даних; за потреби скоригуйте кількості, внесені з помилкою в п. 7.
13. Створіть акт пересортиці.
14. Зробіть акт пересортиці активним.
15. Відновіть продажі.

8 Перевірка на відсутність пасивних документів

Перед початком інвентаризації переконайтеся, що в системі немає пасивних документів (див. Перевірка на відсутність пасивних документів).

9 Створити документ інвентаризації

Щоб створити документ інвентаризації, на головній сторінці на панелі інструментів натисніть Додати або Додати за фільтром:

• Додати — створюється документ інвентаризації, заповнений залишками на поточний момент.
• Додати за фільтром — відкриється вікно Фільтр товарів; вкажіть найменування та за потреби позначки → Сформувати:

Створений документ складається з двох частин:

№	Блок	Опис
1	Редагована частина	Дані, внесені користувачем, і всі зміни
2	Початкові дані	Базові дані на початок інвентаризації (не змінюються) для звірки на старті та в кінці

Щоб відкрити початковий документ: права кнопка миші → Відкрити (Базова копія) або [Ctrl+Enter]:

Відкриється сторінка Сумарні дані інвентаризації:

10 Створити документ переобліку

Документ Переоблік використовується для внесення фактичних залишків.

1. Виділіть курсором останній документ інвентаризації.
2. У нижній частині екрана натисніть Створити переоблік або [Shift+Ins].

Дані з виділеного документа інвентаризації автоматично завантажаться в документ Переоблік.

інформація

Створюйте стільки документів переобліку, скільки робочих місць вноситиме дані. Після заповнення переобліки підсумовуються і завантажуються в документ інвентаризації.

11 Перевірка на правильність заповнення документа залишками

Після створення Переобліку перевірте залишки: Звіти → Залишки за фактом:

інформація

Звіряйте колонку Залишок у звіті з колонкою Залишки на початок переобліку (можна порівняти загальні суми колонок).

12 Редагувати дані в документі переобліку

Щоб відкрити Переоблік:

1. На головній сторінці виділіть запис клавішами [↓] / [↑] або курсором миші.
2. На панелі інструментів натисніть Редагувати.

12.1 Редагувати кількість товару

На сторінці Сумарні дані інвентаризації автоматично відкриється вікно для внесення даних.

1. У рядку пошуку введіть найменування, штрих-код або символ % (весь список).
2. За потреби вкажіть ціну та натисніть [Enter] або Пошук.

3. Виберіть препарат подвійним кліком або клавішами [↓] / [↑].

4. Якщо увімкнено Авторедагування кількості і знайдено один рядок, вікно кількості відкриється одразу. Введіть фактичну кількість → ОК.

інформація

Авторедагування кількості зручне при пошуку за штрих-кодом.

Якщо товар з різних партій і відображається кількома рядками, введіть кількість за партією в кожен рядок або загальну кількість в один рядок і 0 в інший.

У вікні кількості можна використовувати формули, наприклад 7+2+3+8. Результат додається до рядка після [Enter] / ОК. Для зменшення вводьте значення зі знаком мінус, наприклад -2.

Щоб скасувати критерії пошуку, натисніть кнопку з гумкою біля Пошук:

12.2 Додати товар, якого немає на залишку

1. Натисніть Додати товар.

2. У вікні Вибір товару у полі Фільтр вкажіть назву → Застосувати.

інформація

До переобліку не можна додати товар, якого ніколи не було в приході.

Якщо товар уже є в документі, не додавайте його повторно — змініть кількість у наявному рядку.

Товар додається з позначкою Доданий без залишку.

13 Завантажити дані з окремих переобліків

Після внесення фактичних залишків у переобліки завантажте їх у документ інвентаризації.

1. Відкрийте документ інвентаризації.
2. У нижній частині сторінки натисніть Завантажити дані окремих перерахунків,

або контекстне меню → Сервіс → Завантажити дані окремих переобліків.

3. Підтвердіть попередження про обнулення реальних кількостей у документі інвентаризації → Так.

інформація

Завантаження виконується на кінцевій стадії інвентаризації.

14 Редагувати дані в документі інвентаризації

Щоб змінити кількість у документі інвентаризації: виділіть рядок → [F4] (див. Редагувати кількість товару).

Щоб додати товар, якого немає на залишку: Додати товар або [Insert] (див. Додати товар).

14.1 Меню Сервіс

На сторінці Сумарні дані інвентаризації відкрийте контекстне меню → Сервіс:

№	Пункт	Опис
1	Завантажити дані окремих переобліків	Завантаження даних з Переобліку; після завантаження можна звірити роздрібні суми
2	Перерахувати продажі	Корекція продажів; лише для інвентаризації без зупинки продажів
3	Створити акт пересортиці	Створення акта за результатами інвентаризації
4	Додати товар	Додати товар, якого немає в акті, але є фактично
5	Видалити порожні рядки з перерахунків	Видалення порожніх рядків з усіх переобліків
6	Видалити порожні рядки без розбіжностей	Видалення порожніх рядків
7	Перерозподілити кількість	Перерозподіл кількості по рядках однакового препарату для коректного акта пересортиці

14.2 Створити акт пересортиці

Після остаточної перевірки даних створіть акт пересортиці.

1. Відкрийте документ інвентаризації.
2. У нижній частині сторінки натисніть Створити акт пересортиці.

Результат: документ інвентаризації перейде в статус Закрито; акт пересортиці з’явиться в Документи → Акти пересортиці зі статусом Пасивний.

інформація

Закритий документ інвентаризації редагувати не можна.

Акт пересортиці обов’язково активуйте (Зробити документ активним).

15 Типові помилки та рішення

Симптом / повідомлення	Ймовірна причина	Що зробити
Некоректні дані після перерахунку продажів	Повторно редагували кількість у переобліку	Внесіть кількість одразу правильно; після Перерахувати продажі перевірте рядки знову — §7
Помилка при створенні акта пересортиці	Кількість введена лише в один рядок однакового препарату	Сервіс → Перерозподілити кількість — меню Сервіс
Немає частини товарів на залишку	Є пасивні документи	Перевірка пасивних документів
Неможливо змінити інвентаризацію	Документ Закрито	Після акта пересортиці редагування недоступне
Залишки не змінилися	Акт пересортиці не активовано	Активація

16 Пов’язані матеріали

• Глосарій Skarb Pro — терміни документів
• Документи — усі пункти меню документів
• Акти пересортиці — коригування залишків
• Стара інвентаризація — архів актів
• Акти переоцінки → Перевірка пасивних
• База знань → Інвентаризація — опис можливостей

Повернутися до Документи.