Заявки постачальникам

1 Загальна інформація

Сторінка Заявки постачальникам у розділі Замовлення призначена для фармацевта / завідувача, який створює та оформлює заявки на закупівлю товарів у постачальників у Skarb Pro.

В інструкції описані створення заявки, додавання рядків, присвоєння постачальників, формування замовлення, прайс-лист для сайту замовлень, альтернативний перегляд і налаштування автоматичного надсилання.

порада

Виконання основних операцій див. у Базі знань → Заявки постачальникам.

2 Як швидко створити заявку

2.1 Передумови

Перед початком роботи в розділі Заявки постачальникам перевірте:

№	Умова	Як перевірити / налаштувати
1	Користувач увійшов у Skarb Pro	Вхід у систему
2	Відомі поля заголовка заявки (Власник, Контрагент, Вантажоодержувач)	Додати заявку, Відмови → Створити заявку
3	Відомий товар для позицій заявки	Додати рядки у заявку
4	Для автоприсвоєння — прайс-листи та позначені постачальники	Постачальники для автоприсвоєння, Прайс-листи постачальників
5	Для email-надсилання — адреси та параметри пошти	Автоматичне надсилання

2.2 Кроки в системі

Короткий алгоритм створення заявки з нуля:

1. Відкрийте Замовлення → Заявки постачальникам (перехід у розділ).
2. У вікні Фільтр списку документів задайте відбір і натисніть Відкрити (відфільтрувати).
3. На панелі інструментів натисніть Додати (додати заявку).
4. У вікні Заголовок заявки постачальникам (новий запис) заповніть обов’язкові поля → Так.
5. Додайте товари вручну або Сервіс → Заповнити на підставі витрат (додати рядки).
6. Присвойте постачальників вручну або автоматично (присвоїти постачальника).
7. Сформуйте замовлення (сформувати замовлення).
8. Перевірка: заявка є у списку; у змісті — потрібні товари та постачальники; замовлення сформовано / надіслано.

Окремі сценарії на цій сторінці

• Формування прайс-листа для сайту замовлень — вивантаження цін на сайт.
• Альтернативний перегляд — аналіз цін і попередніх замовлень.
• Контекстне меню Сервіс / Інформація — об’єднання, розділення, порівняння цін.
• Автоматичне надсилання — email постачальникам.

Пояснення термінів — у Глосарії Skarb Pro.

3 Перехід у розділ

Щоб відкрити розділ Заявки постачальникам, скористайтеся одним зі способів:

1. Через меню: Замовлення → Заявки постачальникам.
2. Через Документи → Заявки постачальникам (див. Документи → Заявки постачальникам).
3. Через Каса → Заявки постачальникам (див. Каса → Заявки постачальникам).

Результат: відкриється вікно Фільтр списку документів (або список заявок, якщо фільтр уже задано).

4 Відфільтрувати заявки

Щоб відібрати заявки для перегляду:

1. Після переходу в розділ відкриється вікно Фільтр списку документів.
2. Задайте параметри фільтрації (дата документа та / або дата обліку, номер документа, товар тощо).
3. Натисніть Відкрити.

інформація

Для виведення всього списку заявок натисніть Відкрити, не вибираючи додаткових параметрів пошуку.

Результат: відкриється головна сторінка Список: Заявки постачальникам зі списком за заданими критеріями.

Див. також Фільтр.

5 Огляд сторінки

Після застосування фільтра відкриється головна сторінка Список: Заявки постачальникам:

№	Блок	Опис
1	Панель інструментів	Рядок пошуку документа та кнопки: Додати Редагувати Видалити Фільтр Загальний експорт Друк
2	Таблиця з записами	Список заявок постачальникам та інформація по них

інформація

У Таблиці з записами можна додатково відфільтрувати документи за будь-яким зі стовпців: наведіть мишею на назву стовпчика, натисніть стрілку вниз і позначте потрібні записи.

6 Додати заявку

Щоб створити заявку постачальникам:

1. На головній сторінці на панелі інструментів натисніть Додати.

2. У вікні Заголовок заявки постачальникам (новий запис) заповніть поля форми аналогічно Відмови → Створити заявку.

3. Натисніть Так.

інформація

Поля Власник і Контрагент обов’язкові для заповнення.

ВАЖЛИВО!

Поле Вантажоодержувач у заявці має бути заповнене обов’язково. Якщо цей рядок порожній, автоматичне присвоєння постачальників не виконається.

Результат: відкриється сторінка Заявка постачальникам [Порядковий номер у програмі Skarb Pro].

6.1 Постачальники для автоприсвоєння

Щоб програма обирала найнижчу ціну під час автоматичного присвоєння постачальників:

1. Відкрийте потрібний документ.
2. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному записі.
3. У контекстному меню перейдіть у пункт Інформація.
4. Оберіть Постачальники.

5. Позначте постачальників, серед яких програма має обирати найнижчу ціну.
6. Натисніть Зберегти.

Результат: під час автоматичного присвоєння ураховуватимуться лише позначені постачальники.

7 Додати рядки у заявку

7.1 Додати рядок вручну

Щоб додати рядки вручну у відкритій заявці:

1. На панелі інструментів натисніть Додати.
2. Заповніть поля форми аналогічно Каса → Заявки постачальникам → Додати рядок.

інформація

Вибір товару відбувається з довідника Товари.

Результат: товар з’явиться у змісті заявки.

7.2 Заповнити на підставі витрат

Щоб заповнити заявку товарами, проданими за певний період:

1. Відкрийте порожній документ на сторінці Заявка постачальникам.
2. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному записі.
3. У контекстному меню перейдіть у пункт Сервіс.
4. Оберіть Заповнити на підставі витрат.

5. У спливаючому вікні виберіть період продажів і позначте документи, за якими потрібно формувати заявку.
6. Натисніть Сформувати (або Скасувати).

Результат: у заявку додано позиції за вибраними документами витрат.

8 Присвоїти постачальника

Щоб відкрити заявку для присвоєння постачальників:

1. На головній сторінці розділу двічі клацніть потрібний запис.

Результат: відкриється сторінка Заявка постачальникам [Порядковий номер у програмі Skarb Pro]:

Є два варіанти присвоєння:

• Присвоєння постачальників вручну
• Автоматичне присвоєння постачальників

8.1 Присвоєння постачальників вручну

Щоб присвоїти постачальника вручну:

1. На сторінці заявки двічі клацніть рядок із потрібним товаром.
2. У вікні Рядок заявки постачальникам натисніть […] у полі Постачальник.
3. У вікні Вибір фірми у полі Фільтр вкажіть назву постачальника або символ % для вибору зі списку.
4. Натисніть Так.

інформація

Якщо для наступного найменування товару потрібен той самий постачальник, що й у вже зазначеній позиції, виділіть запис і натисніть [F6].

Результат: постачальника прив’язано до рядка заявки.

8.2 Автоматичне присвоєння постачальників

Автоматичне присвоєння може відбуватися двома способами:

• через пункт Присвоїти постачальника на панелі інструментів;
• через контекстне меню.

8.2.1 Через панель інструментів

1. На сторінці Заявка постачальникам натисніть Присвоїти постачальника.
2. З випадаючого списку оберіть порібний параметр:
   • За прайс-листами
   • За надлишками
   • По довіднику
   • Очистити

8.2.2 Через контекстне меню (за прайс-листами)

1. На сторінці заявки виділіть потрібний запис клавішами [↓] і [↑] або курсором миші.
2. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному записі.
3. У контекстному меню перейдіть у пункт Сервіс.
4. Оберіть Присвоєння постачальників → За прайс-листами або натисніть [Ctrl+S].

5. У вікні Присвоєння постачальників позначте потрібний варіант і натисніть [ОК]:

• За пріоритетом та ціною
• За ціною

№	Чекбокс	Опис
1	За пріоритетом та ціною	Програма додатково враховує параметр Пріоритет у картці фірми (Довідники → Фірми → Прайс-параметри). Спочатку присвоюється постачальник із пріоритетом 1, потім 2 тощо. За однакового пріоритету обирається менша ціна; за однакової ціни й пріоритету — більша Відстрочка платежу в Прайс-параметрах
2	За ціною	Враховує лише ціни на товар у прайс-листах постачальників

При виборі одного з чекбоксів доступні додаткові варіанти пошуку:

• Рівний пріоритет для аналогів — програма шукає найнижчу ціну не лише за препаратом у заявці, а й за аналогами (незалежно від того, чи є обраний препарат головним). Без прапора спочатку шукаються найнижчі ціни за головними препаратами, потім за аналогами.
• Використовувати ID замінника — після знаходження препарату з найнижчою ціною в документі найменування зміниться на аналог, якщо в аналога ціна нижча. Без прапора підставляється найнижча ціна серед аналогів, а в документі залишається найменування, яке вибрав користувач.

інформація

У вивантаженому файлі заявки (формат .xls або .dbf) буде той товар, який обрано з найнижчою ціною.

УВАГА!

Якщо після автоматичного присвоєння для деяких товарів поле Постачальник порожнє, товар або ціна відсутні в прайс-листах постачальників, або немає прив’язки до товару з довідника програми.

Якщо в Налаштування → Параметри → Заявка постачальникам позначено Підбір постачальників за рівнями прайс-листів, під час автоприсвоєння враховуватимуться прайс-листи за рівнями.

Після автоприсвоєння можна переглянути всі запропоновані варіанти цін ([F3]) для конкретного найменування і за потреби змінити постачальника зі списку.

Щоб присвоїти постачальників з довідника Товари (рядок Головний постачальник):

1. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному записі.
2. У контекстному меню перейдіть у пункт Сервіс.
3. Оберіть Привласнення постачальників з довідника.

Результат: у рядках заявки заповнено поле Постачальник.

9 Формування прайс-листа для сайту замовлень

Щоб створити заявку для формування прайс-листа сайту замовлень:

1. На головній сторінці натисніть Додати.

2. У вікні Заголовок заявки постачальникам (новий запис) позначте Формування прайс-листа для сайту замовлень і оберіть Цінову умову.
3. Натисніть Так.

інформація

Цінова умова обирається один раз. У наступних заявках підтягнеться остання обрана умова; її можна змінити.

ВАЖЛИВО!

Поля Власник і Контрагент обов’язкові. Поле Вантажоодержувач також обов’язкове — інакше автоматичне присвоєння постачальників не виконається.

4. До заявки підтягнеться список товарів з прайс-листів постачальників, зазначених у Інформація → Постачальники (див. Постачальники для автоприсвоєння).

5. На панелі інструментів натисніть Присвоїти постачальника → По прайс-листам.

6. Встановіть націнки: Прайс-лист → Встановити націнки за правилами → оберіть прайс-лист → Відправити.

Лише після цього на сайті з’являться ціни і можна виконати вивантаження. Без роздрібної ціни вивантаження не відбудеться.

інформація

• Після натискання Відправити заявка перевіряється на відсутність дублів; за наявності програма повідомить і вкаже дубль, який потрібно прибрати.
• З заявки відправляються лише позиції з розрахунковою ціною більше 0 і заданим постачальником.
• Одну заявку в режимі формування прайс-листів можна відправляти багато разів (наприклад, після змін). Перед повторною відправкою виконайте Присвоїти постачальників → Очистити, якщо не змінилась цінова умова. Якщо в прайс-листи додались нові позиції — краще створити нову заявку.

Також можна повторно відправити ціни після змін. Якщо змінилась одна позиція, повторне вивантаження відправить усі позиції.

Заявка містить Ціну для сайту та % націнки (сайт) (дані з’являються після першого вивантаження):

9.1 Статус заявки

Щоб перевірити статус заявки, у меню Прайс-лист оберіть Перевірити статус.

Доступні статуси:

Статус	Опис
Заявка створюється	Заявку створили, але ще не натискали Відправити
Заявка в стані відправки	Заявка ще не вивантажена; за помилки текст буде додатково
Заявка застаріла	Створено новішу заявку з цінами; попередня невивантажена помічається застарілою
Заявка вивантажена	Дані вивантажено на сервер

10 Альтернативний перегляд заявки

Альтернативний перегляд заявки потрібен для аналізу цін за постачальниками, періодичності замовлень певних препаратів, встановлення або заміни постачальників.

Щоб відкрити альтернативний перегляд:

1. Відкрийте потрібну заявку або виділіть її у списку.
2. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному записі.
3. У контекстному меню оберіть Альтернативний перегляд або натисніть [Shift+F4].

Результат: відкриється сторінка Альтернативний перегляд заявки:

№	Блок	Опис
1	Фірми	Інформація про заявку за фірмами: Назва Сума Позицій Відмов
2	Товари	Список товарів: ID Найменування Виробник Тип ПДВ Термін придатності Ціна Кількість Сума Контроль
3	Всі пропозиції	Пропозиції від фірм по товару, виділеному в Товари: Фірма Ціна Аналог Дозволено/Заборонено Дата Термін придатності Рівень прайс-листа % Різниці Кількість
4	Останні замовлення	Попередні замовлення постачальникам за виділеним товаром: Фірма Кількість Ціна Сума Тип документа Стан Коефіцієнт кратності

11 Сформувати замовлення

Сформувати замовлення можна двома способами:

• через пункт на панелі інструментів;
• через контекстне меню.

11.1 Формування замовлення через панель інструментів

1. На сторінці Заявка постачальникам натисніть Сформувати замовлення.

2. Відкриється вікно Формування замовлень:

№	Блок	Опис
1	Таблиця з записами	Інформація про замовлення (рядків стільки, скільки постачальників у заявці). Колонки: Постачальник — назва постачальника ВД документа Вантажоодержувач — отримувач товару (аптека, склад) Формат — тип файлу вивантаження (якщо немає Excel — ставте DBF; якщо формат не вказано — відкрийте картку фірми і виберіть формат) Сума закупівельна — сума закупки (грн) Усього позицій — кількість позицій Сформувати — позначка означає вивантаження заявки для цього постачальника Надіслати — позначка означає автоматичну відправку заявок Розділити — зберегти заявки кількома документами (під час вивантаження заявка розділяється незалежно від позначки) Коментар
2	Поділ	Додаткові пункти: Активувати — активувати заявку після вивантаження Блокувати — товар не враховуватиметься під час розрахунку потреби Видаляти рядки — видалення рядків із заявки, якщо збереження не потрібне Приєднати до документу — збереження заявки

3. У правому нижньому куті натисніть Сформувати.

Після відправлення файлу замовлення постачальнику відповідну заявку слід активувати. Це можна зробити двома способами:

1. Одразу у вікні Формування замовлень — поставте позначку Активувати перед натисканням Сформувати.
2. Після вивантаження через контекстне меню:
   1. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному записі.
   2. У контекстному меню перейдіть у пункт Сервіс.
   3. Оберіть пункт активації заявки.

Після цього програма сприйматиме перелік товарів як такий, що перебуває в дорозі від постачальника.

11.2 Формування замовлення через контекстне меню

1. Відкрийте сторінку Заявка постачальникам [Порядковий номер у програмі Skarb Pro].
2. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному записі.
3. У контекстному меню перейдіть у пункт Сервіс.
4. Оберіть Сформувати замовлення або натисніть [Ctrl+M].

Далі виконайте дії у вікні Формування замовлень аналогічно формуванню через панель інструментів.

Після отримання товару заблокуйте відповідне замовлення:

1. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному записі.
2. У контекстному меню перейдіть у пункт Сервіс.
3. Оберіть Заблокувати заявку.

інформація

Заявку можна блокувати зсередини документа і зі списку заявок постачальникам.

Активні заявки впливають на розрахунок потреби (товар з активних заявок сприймається як майбутній прихід). Своєчасно блокуйте заявки після доставки товару від постачальника.

12 Контекстне меню Сервіс

Щоб відкрити пункти меню Сервіс:

1. Відкрийте сторінку Заявка постачальникам [Порядковий номер у програмі Skarb Pro].
2. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному документі або записі.
3. У контекстному меню перейдіть у пункт Сервіс.
4. Оберіть потрібний параметр.

№	Параметр	Опис
1	Сформувати накладну складу	Перемістити у видаткову накладну товари зі сформованої заявки; товари без залишків залишаться в заявці
2	Об'єднати заявки	Об’єднати кілька заявок в одну за період і параметрами
3	Приєднати до документа	Приєднати список товарів у відкритій заявці до іншої заявки зі списку
4	Розділити документ	Розділити заявки за критерієм: за постачальниками за головним постачальником за типом ПДВ за видами товару за ЦРГ
5	Групова зміна	Встановити певну кількість для виділених товарів
6	Забрати дублювання товарів	Видалити рядки з однаковим товаром із підсумовуванням кількості

13 Контекстне меню Інформація

Щоб відкрити пункти меню Інформація:

1. Відкрийте сторінку Заявка постачальникам [Порядковий номер у програмі Skarb Pro].
2. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному документі або записі.
3. У контекстному меню перейдіть у пункт Інформація.
4. Оберіть потрібний параметр.

№	Параметр	Опис
1	Порівняння цін	Переглянути та вибрати доступних постачальників і ціни на виділений препарат та його аналоги
2	Залишки в аптеках	Переглянути залишки за виділеним товаром на філіях
3	Постачальники	Вибрати постачальників для автоприсвоєння. Позначені постачальники можуть бути присвоєні, якщо є збережені прайс-листи й прив’язки товарів. Без позначок постачальники не присвоюються

14 Налаштування автоматичного надсилання

Щоб налаштувати автоматичне надсилання заявок постачальникам:

1. У Довідники → Контрагенти → Фірми оберіть картку постачальника → вкладка Контакти → у полі Інтернет-адреса вкажіть email для заявок → Так. Повторіть для всіх потрібних постачальників.

2. У Довідники → Контрагенти → Фізичні особи відкрийте картку користувача, під яким виконуватиметься надсилання → у полі Email вкажіть адресу аптеки (з якої надсилатимуться листи) → Так.

інформація

Заповніть Email для всіх користувачів, які зможуть відправляти готові заявки постачальникам.

3. У Налаштування → Параметри → вкладка Пошта заповніть відповідні поля (див. Параметри → Пошта).

4. Відкрийте Замовлення → Заявки постачальникам → потрібну заявку → Сформувати замовлення. Переконайтеся, що навпроти кожного постачальника стоїть позначка Надіслати (див. Сформувати замовлення) → Сформувати.

Результат: заявку вивантажено в обрану папку і надіслано на email з картки постачальника.

інформація

При відправленні безпосередньо через програму вихідні листи не зберігаються в папці Відправлені поштової скриньки.

За необхідності контролю в картці фірми можна вказати кілька адрес через кому (адресу постачальника та адресу аптеки). Тоді лист надійде і постачальнику, і на пошту аптеки — якщо лист на аптеку доставлено, постачальник його також отримав.

15 Типові помилки та рішення

Симптом / повідомлення	Ймовірна причина	Що зробити
Не зберігається / не створюється заявка	Не заповнені Власник / Контрагент	Заповніть обов’язкові поля — Додати заявку
Автоприсвоєння постачальників не спрацьовує	Порожнє Вантажоодержувач або не позначені постачальники	Заповніть Вантажоодержувач; позначте постачальників — Постачальники для автоприсвоєння
Після автоприсвоєння поле Постачальник порожнє	Немає ціни / прив’язки в прайс-листі	Перевірте прайс-листи та прив’язки — Автоматичне присвоєння, Прайс-листи постачальників
Вивантаження на сайт не відбувається	Немає роздрібної ціни / постачальника / дублі	Встановіть націнки, присвойте постачальника, приберіть дублі — Прайс-лист для сайту
Потреба розраховується некоректно	Не заблоковано активну заявку після доставки	Сервіс → Заблокувати заявку — Сформувати замовлення
Email не надсилається	Не заповнені адреси / параметри пошти	Автоматичне надсилання

16 Пов’язані матеріали

• Глосарій Skarb Pro — терміни замовлень і заявок
• Замовлення — усі пункти меню замовлень
• Каса → Заявки постачальникам — сценарій з каси
• Прайс-листи постачальників — імпорт і прив’язка прайс-листів
• База знань → Заявки постачальникам — огляд операцій
• Інтерфейс — панель інструментів і фільтр

Повернутися до Замовлення.